多任务处理的神话:如何更有效率
在过去的一年里，多任务处理已经成为一个常见的讨论话题，因为全世界都在与冠状病毒大流行作斗争，人们开始转向在家工作。
但它到底有多有效呢?它真的能帮助我们变得更有效率吗?
戴夫·克伦肖不这么认为。
戴夫是这本书的作者多任务处理的神话:“什么都做”怎么什么都没做?在书中，他提供了一个解决多任务处理可能造成的分心混乱的方法。
他在本期《开始你的工作》节目中为我们剖析了当我们一心多用时会发生什么，并提供了一些改变游戏规则的时间管理技巧，告诉我们如何在家里工作时更有效率。
发现自己总是被没完没了的待办事项分心和压力山大?这是你不想错过的一集。
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喜欢总结吗?以下是我们与戴夫谈话的七点内容。
- 如果你试图同时做多件事，你只是快速地来回切换，而不是同时做两件事。
- 每次你转移注意力，事情最终会花更长的时间去做，你会犯更多的错误，你的压力水平会增加，你会向你正在处理的人传达他们不重要的信息。
- 你应该问:“这件事能等多久?”而不是“我能在下周完成这件事吗?”
- 作为一名企业家，你应该留出30%到40%的时间让别人打扰你。
- 在你最不可能被打断的时间里安排最多的时间来做你最有价值的事情。
- 员工平均每六分钟查看一次电子邮件和信息。
- 待办事项清单是缺乏控制的。把它换成日历。
当你转移注意力时会发生什么
Aleisha:戴夫·克伦肖，非常感谢你参加我们的节目开始你的。你是一个效率专家。我有很多东西要向你学习。我知道很多人可能在为该做什么、多任务处理以及如何完成工作而挣扎。而你就是那个能回答所有问题的人。所以，谢谢你参加我们的节目。
戴夫:很高兴来到这里，阿丽莎。
Aleisha:戴夫，这真的很棘手- t这是一种保守的说法- - - - - -过去的一年。我们进入了新的一年，很多人发现自己开始在家工作。远程工作生活已经成为了一种常态，这很奇怪，但对一些人来说，这太棒了。
跟我谈谈你对远程工作、多任务处理和工作效率的看法在过去一年左右是如何演变的。
戴夫:确定。首先，我是有过这种经历的人在家工作20多年了，所以这对我来说并不陌生。我一直在帮助人们，尤其是企业家，那些使用你的产品的人，获得成功和专注。
在此之前最大的挑战和我们现在面临的挑战是一样的。它只是被放大了，也就是注意力的转换。
在我看来，多任务处理的神话，我谈到了大多数人认为的多任务处理方式其实并不存在。如果你试图同时做多件事，比如一边听播客一边写邮件，那么你并没有真正做到两者兼顾。你只是快速地来回切换。
所以，现在，是的，你把人们置于在家工作的情况下，你的注意力转移的机会就会扩大。现在，我们有孩子要求关注，我们有狗希望我们带它出去。我们有所有这些不同的输入。
所以我的观点是，我们必须制定一个战略，我们必须在一天中设定有用的界限，让我们在最集中的时间里做最有价值的工作。
Aleisha:我很高兴你提到了所有的干扰，因为我知道我在我的休息室录音。我们真的有一个水管工，我们的厕所昨天堵了，我们有一个水管工，一个可爱的水管工正在隔壁房间做一些工作。孩子们都来了，大家都跑来跑去，我真的很享受这种混乱。
而且，我的注意力持续时间缩短了，我很快就会跳起来说:“我来帮忙做这个，我来做这个。”虽然我工作很努力，但我的雇主，如果他们在听的话，确实会觉得我很难保持专注，就像我以前在办公室里那样。
然而，作为一个警告，我要说，我知道在办公室环境中，我比在家里起床和社交要多得多，尤其是当这里没有人，也没有活动发生的时候。所以，在某种程度上，有一天我在想，办公室里还有其他让人分心的事情，和家里的事情不同，但我们最终总是在工作场所分心。
戴夫:正确的。其中很大一部分是我们自己造成的。
Aleisha:是的。
戴夫:突然出现在我们脑海中的想法，会分散我们的注意力。任何事情，通知，邮件，短信，有很多不同的方式会让我们分心。所以我们不得不说，看，当这发生时，我们付出了代价。
我讲的是当你转移注意力时，你要付出转移成本，当你的注意力转移时，有四件事会发生。三个主要影响，第四个取决于是否有人参与其中。
第一个，事情需要更长的时间。所以任何你想做的事情，当你从一件事切换到另一件事，然后再切换回来，你就会显著地增加完成一件事所需的时间。
第二,你会犯更多的错误。事实上，密歇根州立大学做过一项研究，发现只要2.8秒中断你犯错误的次数翻倍，你犯错的可能性翻倍。
Aleisha:哦，我的天哪。这太疯狂了。
戴夫:是的，第三点，你的压力水平增加了。所以，你在想试着专注于某件事是什么感觉，然后一个额外的输入进来了。一个孩子请求关注，另一个人发短信，你可以感觉到压力从内心涌上来。
第四，如果有人参与其中，如果你把任务交给他们，如果你没有给予他们百分之百的关注，你就是在告诉他们，他们不重要。你在和他们交流，他们没有你当时在手机上碰巧做的事情重要。
Aleisha:这是一个常见的……我想说的是，在工作之外，即使是在恋爱中，我知道如果我的伴侣在发短信，我就会说废话，废话，废话，废话，废话，然后他发短信的时候就不抬头，我就会有点生气。我们讨论过这个问题，他说:“我现在只想回复这条信息，然后我会和你聊一聊，然后我就可以关注你了。”
作为一个人，一个人，我需要明白我们不需要一直同时处理多个任务。但我的期望是，“嘿，你应该停止发短信，听我说，”我认为这很不公平。
但这似乎也是我们作为一个社会所处的位置，我们被告知，“你应该能够同时做所有这些事情，”这没关系。如果你做不到，你就失败了。
戴夫:正确的。这是不正确的。部分问题在于，我们已经形成了一种以忙碌为荣的文化，好像忙碌是一种荣誉的象征，但事实并非如此。这是一面投降的白旗。而是说你效率不高。
我必须克服的一部分障碍，也是我在书中提到的一部分，多任务处理的神话是帮助人们认识到活动不是目标。
目标是达到一个结果。
如果你能在几分钟内达到这个效果，那就很好了。我们不需要为了在事业、生活和事业中取得我们想要的结果而不停地慢跑、跑步和四处走动。
“何时”文化
Aleisha:你认为……其实，我想先和大家分享一下。当我知道我要和你聊天时，我屏幕上抓取了一条推特，是肯兹·哈德利写的，她说:“昨天我完成了一件我推迟了五个月的家务。我花了20分钟，我不会从中学到任何东西。”这张照片有80万个赞，我真的笑了，因为我想，“这就是问题所在。”
我真的很想和你谈谈你的建议，关于我们如何真正做到这一点，但我知道我创建了列表，我设置了一个谷歌日历提醒，事情一直弹出在我面前。然而，当他们这样做的时候，我就会感到你刚才提到的那种厄运、沮丧和恐慌，以及“哦，我的天哪，我必须做这件事”的压力。
然后我经常发现自己说，“好吧，我把日历通知移到下周二，然后我一定会完成这个任务。”但是当我把它移走之后，我感到了这种负担和压力，“好吧，下周二，我一定要做那个任务。”我不这么做，我是个实干家，但这是一种负担。这是一个超级负担。
那么，我们该如何重新安排自己的生活，让自己不再感到这种负担呢?这是一个大问题，我知道我们不能在25分钟内解决这个问题，但至少我们可以开始……
戴夫:没有，但我想我可以给出一些起点。我想我能帮上忙。
Aleisha:很好，很好。
戴夫:其中一部分是你必须从“现在”的文化转变为“何时”的文化。“现在”的文化延续了这种感觉，如果我必须做某事，我必须现在做，否则它就不会完成。
或者如果我有问题要问别人，我需要他们现在就回答。如果他们现在不接，我就给他们发短信，如果他们不接，我就给他们打电话，就这样……
当你生活在“现在”的文化中时，你会不断地切换任务，因为现在你只是用所有这些要做的事情来充实自己和他人。
我发现，一般人都是在一个范围内工作的，一个大约两周的时间范围。换句话说，他们认为，如果我不能在接下来的两周内完成这件事，我就做不到。这是一个令人难以置信的压缩的时间给自己完成重要的事情在我们的生活中。
Aleisha:巨大的,是的。
戴夫:是的。所以，我其实是策略拖延症的粉丝，我宣扬它，我相信它。这句话的意思是，如果一件事很重要，就应该做……现在应该做最重要的事情。然后下一个最重要的事情应该在一天或两天后完成。
如果有些事不重要，我们就应该尽可能地推迟。一年，两年，合理就行。
你应该问的问题是，“这能等多久?”而不是说，“我能在下周完成这件事吗?”
当你开始这样做的时候，你就不再有持续表现的压力，你开始在你的每一天和每一周中留出空间，所以当打断发生的时候，比如……我不想细说，但我们最近发生了意想不到的重大紧急情况。因为我的日历里有缓冲时间，我们有足够的空间来处理它，而不会感到巨大的压力。
但是，如果你把你的日子安排得背靠背，并且每一个约会都尽可能的紧凑，当意想不到的事情发生的那一刻，你的世界就崩溃了。
Aleisha:是的。你认为……这是一个很好的观点。因为我有权限…在我们的公司里，我可以访问其他人的日历来预约会议，有时当我看到其他人的日历看起来很满、很多彩、很漂亮的时候，我会有点惊慌，因为我想，“哦，我的天哪，我的日历看起来不是那样的。”并不是说我没有在工作，而是我的大脑不是这样工作的。
有时这让我觉得非常……嗯，当我看到这个的时候，我对我的工作不太满意，但很高兴听到你这么说，也许我们不需要安排15分钟的空闲时间，也许可以像你说的那样安排两个小时的缓冲时间，而且仍然觉得你做得很好。
更明智地安排时间
戴夫:是的，这取决于你的职位。这取决于你扮演的角色。有些角色很容易被打断。例如，如果我在客户服务或者我所处的行业需要我们立即做出反应。比如，我咨询过汽车维修公司，他们必须这样做。
所以我要告诉那些高度被打断的人，你可能不应该安排超过每天30%到40%的时间。
在商业中，这可能是更典型的，我想说可能会在一天中留出30%到40%的时间，让你有喘息的空间来应对干扰。但美妙的是，当它们没有发生的时候，因为有时它们不会发生，感觉就像你有额外的时间。因为你在一个压力较小的领域工作，你的工作效率会高得多。
一般来说，一个参加过我的培训项目的客户每个月可以多争取一个星期的工作时间。
Aleisha:哇，太厉害了。
戴夫:这听起来有点夸张，但确实如此。
Aleisha:你觉得人们……我有一个朋友,他非常聪明,很擅长他的工作,但他说,“你知道吗,如果我进入办公室真的清晨大家到来之前,“这是pre-COVID倍,但我们只是谈论这个最近,他说,“我能在那里,我可以做两个小时的工作,我可以粉碎,然后当人们走进办公室,然后我说的和做的会议开始我的一天。”
但他一天中最重要的部分是在头两个小时完成的。我们聊到在家工作和工作效率，我对他说:“是的，我也有同样的感觉。我知道如果我做好采访，做好节目笔记和录音，我就能把事情做好。”然后你有一天剩下的时间可以思考，计划和创造性。
我们怎样才能让八小时工作成为常态，让人们认为我们应该在八小时内保持专注和高效，因为我认为这是人类不可能做到的。我觉得没人能做到。但似乎每个人都在说我们应该这么做，这很奇怪。
戴夫:不。你朋友的故事真的很有趣，因为我也遇到过这样的情况，人们说，“我最有效率的时间是在度假的时候，”或者，“周末。”这是不必要的。
我们可以在工作场所创造一种文化，我们可以创造一种文化，我们甚至可以与我们的客户创造一种文化，那就是，“在这个时候，我要让自己有空。”现在，我要回到“何时”的原则，对吧?这个时候我可以被你打断，或者你可以把自己安排到我的日程表上参加会议。
接下来就是我要集中精力工作的时间。我在我的LinkedIn学习时间管理培训，时间管理基础中谈到了这一点。我说的是专注于你最有价值的活动。
这是你每小时最值得做的一两件事。
这意味着，如果你不得不雇人来做这件事，那么更换它将是最昂贵的。你想要在你最不可能被打断的时间里安排出最多的时间来做那些最有价值的活动。
这是很有可能做到的，但人们遇到的是，他们太害怕说“不”，他们太害怕守住自己的底线，以至于他们默认让别人打断他们，不管他们当时正在处理什么。
Aleisha:是的。在这种情况下，我们都变得有点“是”男人，“是”男人和女人，也就是说，你确实觉得有义务。尤其是在家工作经营小企业你会想，“嗯，我必须得到这个机会，我必须站出来，因为我不想让人们认为我没有在工作。”
你确实变得更…我想我已经变得更乐于说:“好吧，我要开一个下班后的会议，”或者，“我要在周末做一些额外的工作，”通常我可能不会这样做。
我们如何去创造更好的边界呢时间管理尤其是将其转化为更高效的工作，为我们的上司或自己做得更好。
时间管理:设定界限
戴夫:确定。我想说的是，我非常相信要有高度的反应，要照顾好你的客户并做出反应。问题是，我们遇到了一个悖论，这又回到了我说的第一个原则，或者说切换任务的第一个代价。
当你转换的时候，事情需要更长的时间。
所以有时候，当人们认为允许自己被打断或者在奇怪的时间开会能让他们反应更快时，他们认为自己做事情更快，而实际上他们做事情的速度要慢得多，当他们一有事情就去做的时候，大约要慢50%到100%，而不是说，“现在是我要处理这件事的时候。”当那个时刻到来的时候，我会百分之百地关注它。”
所以，从一个简单的例子中，你可以问自己……因为人们面临的一个问题是，他们不断地查看电子邮件，不停地收发邮件，或者更糟的是，每次有电子邮件进来，他们的手机屏幕上都会有一个通知。
事实上，救援时间，这是一个很好的小应用程序，帮助人们恢复时间，我发现6分钟是员工在查看邮件或即时消息之前的平均时间，也就是每小时10次。
Aleisha:你在开玩笑吧?
戴夫:是的。
Aleisha:这是……我觉得有点……我的肚子在那里抽搐，因为我想，“哦，天哪，我对此感到内疚。”但也会说:“哦，那太累了。”
戴夫:这是平均值。这意味着有很多人做得比这更糟糕。所以我会问这个问题，考虑你的位置，考虑你的行业，然后说，“我能等多久?”我最晚什么时候可以查看我的邮件?
假设你…即使在最极端的情况下，你也会说，“我不能等超过一个小时。”很好，那你就有一个每小时一次的预约，也许是在下班前五分钟，检查你的电子邮件。这意味着你每天只查看8到9次，而不是50到60次。这是一个令人难以置信的时间价值收益。这就是我们每个月开始收回一个工作周的原因。
Aleisha:即使是八点到九点……即使一天八到十次，对我来说仍然感觉很多。但是当你一天说50次的时候，天哪，我们对自己做了什么?
戴夫:我这么慷慨是为了让大家感觉舒服。老实说，我发现最好每天只检查三次，然后我有时间来处理，这意味着我在周一早上和周五早上把我的电子邮件收件箱完全清空。
Aleisha:这是一个很好的目标。这是一个伟大的目标。我们的很多听众都是电子商务商人或潜在的小企业主，他们可能想要离开他们的日常工作或只是经营副业。
如果你想开始一个侧推我认为这是人们变得不知所措的地方，我个人也曾遇到过这样的情况:你每天都在做一份工作，你又增加了一个额外的项目，你能给那些刚开始做这个项目的人一些建议吗?或者那些已经在做这个项目的人，他们很紧张，压力很大，因为他们……不知道如何管理时间。
我们可以做些什么简单的事情来防止我们发疯呢?
戴夫:是的。我会从一个练习开始，我在书中提到了这个练习，叫做“时间预算”。用最简单的形式来说，你只是在看你拥有的168个小时，每个人每周都有。然后你问自己一个问题:我想在这份副业上投入多少时间?我想花多少时间在睡觉、家庭和日常工作上?
然后开始估计这些数字。总共需要168个小时，你必须平衡预算。事实上，这就是我对工作与生活平衡的看法。我认为这就像确保你的生活在你所拥有的范围内，而不是50%对50%的等式。
所以，你说，“好吧，每周我应该花10个小时在我的副业上，”然后随便给出一个数字。那么问题就变成了:这10个小时是什么时候发生的?它们会在周六全天进行，还是在工作日每晚进行两小时?我们从数字开始，然后我们可以向后工作，在我们的日历中创建这个结构。
日历是每个人都拥有的最强大的工具，但很少有人能正确使用。
Aleisha:有什么建议可以让你正确地使用日历，而不是像我这样做，只是说，“哇，我们把这个挪到下周吧。”我下周再做。”
用日历代替待办事项清单
戴夫:是的。首先是用日历代替待办事项清单。我非常反对使用待办事项清单。原因是待办事项清单是缺乏控制的。
我的意思是，你只是要把事情添加到列表中，然后当你有机会让自己被任何干扰所困扰时，就把它们检查掉。
所以，相反，我们想把这些项目从待办事项列表中删除，客观地看一下日历，然后说:“我什么时候可以合理地完成这件事?”“我觉得这要花多长时间?”然后高估。如果你不是……如果你觉得自己没有很好的时间估算能力，那就加倍估算。
所以，如果你觉得某件事要花半个小时，那就安排一个小时。一旦你开始习惯了，你就可以更准确地在日历上猜测。但只要开始分配时间，然后当时间到来时，你就尊重它。
它比待办事项清单更有效的原因是你把时间预算好了，它被放在一边了。现在，我们所要处理的就是你可能在和自己玩的心理游戏来鼓励拖延症。但老实说，这些都很容易解，更难解的是当你没有给自己时间去解的时候。
Aleisha:是的，我正在考虑这个问题，我要这样做，这将是我2021年的目标。
戴夫:太好了。
Aleisha:因为我是拖延女王，在很多方面，但当我低下头，我真的把事情做完了。但同时，拖延症也会让我陷入一种羞愧的循环，我会想，“哦，我应该那样做的。”然后当我去放松的时候，我想，“我应该多放松一下。”然后当我放松的时候，我担心所有我没有做的事情。
所以，我会非常积极主动，因为这会破坏放松的时间，就像，“哦，什么?我赢不了，因为我一直在兜圈子。”所以这激励了我更好地安排我的日程，但也不会在我放松的时候感到内疚。
这种感觉很奇怪，当我们…我想我们中的很多人在过去的12个月里一直呆在家里，没有出去做任何事情。现在很难把休息时间和工作时间分开，因为它们都混在一起了。我们如何解决这个问题?
戴夫:是的。你的大脑会允许你放松，只要它确信你制定的时间表会起作用。
当你给你的大脑一个“何时”时，你的大脑允许你等到那个时间到来。
把工作和家庭分开放在一个物理空间里
Aleisha:看我们的工作空间,尤其是在家里,和你是否正在为别人或自己,我们怎样才能建立一个工作物理空间与生产力,也可以帮助我们独立的工作空间,然后还我们的家庭生活,我们可以放松,把电视或去做所有这些其他任务,可以分散在一个工作日,而实际上只专注,把事情完成,然后享受放松的时间吗?
戴夫:所以，我喜欢从五种感官的角度来思考工作空间。所以，你从视力开始。你看到了什么，有没有什么东西会分散你的注意力?你听到了什么?有没有什么方法可以把噪音降到最低?
例如，一个人被办公室外家人的噪音分散了注意力。所以我们只是实现了白噪音，只是一个风扇。触摸，你看一下人体工程学。你正在做的事情是否会让你感到不舒服，让你的立场发生太多变化?
让我看看，我有品位。所以这意味着你有了方便、触手可及的零食，而且零食还能给你能量，而不是因为你感到疲惫而转移你的注意力。
这总是一个有趣的问题，但有时它会突然出现:气味。有没有什么幻味正在发生?有时你会停下来犹豫……通常，这不是一个大问题，但这是需要考虑的事情。这只是一种有趣的方式来分析你的工作空间，看看:我怎样才能减少这里的干扰?
Aleisha:太好了。我要重新评估一下我要重新做我的家庭办公室有一点，我肯定会考虑其中的一些事情。零食的想法很棒，因为我很擅长起床去厨房煮咖啡，哒哒哒。然后我就想，“哦，都过了25分钟了，时间都去哪了?”
但你是对的，如果你把它放在那里，它就会停止上升。但站起来四处走走也很好，只要有目的地去做，安排好时间。
戴夫:好的，我想这是一个很好的总结，那就是，休息是有价值的。事实上，我还有另外一本书专门讨论这个问题，享受乐趣，休息10到20分钟，也许每90分钟左右休息一次，真的很有价值。
但是我们要回到在日历上做这件事的原则，有一个明确的“时间”，并承诺休息并利用它，而不是在你完成工作后试图把它挤进去。从长远来看，这不会有成效。
Aleisha:不，你的背部和身体会说，“非常感谢你让我站起来四处走动，而不是成为一个奇怪的驼背老人，”就像我坐了七个小时然后说，“我为什么还没有站起来?”为什么我还没有搬家?发生了什么事?”
戴夫·克伦肖，你真令人高兴，而我感觉动力今年在多任务处理方面做得更好，你也激励了我。我刚刚数了一下，我的电脑上有28个标签打开了，我现在要解决这个问题，我们甚至还没有解决这个问题，但我只是需要。比如去忏悔。我只是需要向你坦白，我会好起来的，我不需要那些标签。
戴夫:了解你的体重，仅此而已。
Aleisha:完全正确。戴夫的多任务处理的神话:“什么都做”怎么什么也做不成现在已经出版了，我相信人们可以通过亚马逊或他们的书店购买，支持一些当地的书店，让我们也这样做。
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戴夫:我的网站是davecrenshaw.com。克伦肖是C-R-E-N-S-H-A-W。我提到过我的时间管理课程，如果你去davecrenshaw.com/time，它会直接带你去领英学习上的课程。通常，他们会免费试用。
Aleisha:这太棒了。非常感谢你分享你的见解。我知道人们离开的时候会感觉很好，清理了那些对他们毫无帮助的又大又傻的任务清单。再次感谢你，希望我们能很快再聊。
戴夫:谢谢你，阿丽莎。